[Pyconfr-orga] [Afpy-cd] Organisation PyConFR — Quelques éléments

Victor Stinner victor.stinner at gmail.com
Jeu 14 Mar 17:17:26 CET 2019


J'ai parlé de Pycon FR à un ami qui est proche de l'Université de
Strasbourg. Puis-je lui transmettre ce mail ainsi que les pièces
jointes associées ?

Victor

Le mer. 6 mars 2019 à 23:39, Rémy Hubscher <hubscher.remy at gmail.com> a écrit :
>
> Bonjour,
>
> Suite à la réunion du CD de l'Afpy d'hier, Lionel va aider à la rédaction d'un vademecum sur toutes les informations recoltés au cours de l'organisation de la PyConFR ces dernières années.
>
> J'imagine que contacter Jean-Baptiste ainsi que les organisateurs de la PyConFR à Lille pour actualiser le vademecum peut-être intéressant.
>
> Toutefois, voici ce que j'ai retrouvé sur l'organisation à Rennes.
>
> Faire un groupe d'organisateurs de 5 personnes avec un noyau dur de 3 personnes.
> Faire un tableur avec tous les contacts (bénévoles, intervenant·es talks, contacts (ménage, école, sécurité)) Nom.Prénom.Email.Téléphone c'est toujours utile
> Faire un rétroplanning avec les dates butoirs auxquelles il faut que certaines actions soient faites: https://github.com/AFPy/pyconfr-orga/wiki/Retroplanning-organisationel
>
> On a documenté tout sur le wiki ici : https://github.com/AFPy/pyconfr-orga/wiki
> Ne pas oublier de stipuler les dates d'envoi des mails et ne pas hésiter à préparer les mails en amont. (Appel à orateur, talk choisi, talk refusé, invitation à la conf dans les écoles, presse, préfecture)
>
> Prévoir une réunion par mois avec les orgas pour faire le point sur ce rétroplanning et vérifier que les différents dossiers avancent bien.
>
> Site web
> Sponsoring
> Recherche des salles / Université
> Appel à Orateur
> Restauration
> Sécurité
> Ménage
> Gestion des bénévoles
> Goodies
> Captation vidéo
> Wifi
> Diversité / Code of Conduct
> Organisation des Sprints / PyLadies / DjangoCarrots
> Ne pas oublier de garder un slot pour l'AG
> Soirée du samedi soir
> Presse et communication dans les écoles environnantes
> Gérer les inscriptions
> Prévenir la préfecture
>
> Faire une convention avec l'école (cf dossier ci-joint)
> Utiliser la liste pyconfr-orga at lists.afpy.org pour communiquer les compte rendus de réunion
> Pour la restauration, on a prévu les repas du midi. Chacun paie sont truc mais on fait en sorte que la restauration ne soit pas loin et rapide
>
> Les foods truck ça marche bien, il en faut 3 ou 4 et leur parler de 100 personnes à 110 repas par midi chacun..
>
> J'espère ne rien avoir oublié, si c'est le cas n'hésitez pas à compléter.
>
> Rémy
>
> _______________________________________________
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> Afpy-cd at lists.afpy.org
> http://lists.afpy.org/mailman/listinfo/afpy-cd


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