[Pyconfr-orga] CR réunion orga 14/09/16

Yann Gravrand y.gravrand at gmail.com
Ven 16 Sep 17:52:23 CEST 2016


1) Mails acceptation / refus
Sprints et ateliers : faire deux mails plus précis et les envoyer --> Rémy
/ Alexis
Envoi de mails pour les intervenants qui n'ont pas confirmé (sans réponse
sous 10j, on prend dans la liste d'attente...) --> Rémy / Alexis

2) Planning
Proposer à Boris un atelier de 55 min (son créneau initial Tests + le
créneau restant vide) --> Yann

2') Site
Reste à faire :
- Liste sprints
- Bio speakers
- Bouton programme sur la home, voire même petit aperçu macro si possible
- Blabla sur soirée
--> Yann voit ce qu'il peut faire

3) Comm
Batch de mails : EC --> Mathieu

4) Formulaire d'inscription
Petites corrections -> Alexis

5) Sujet Sécu
Resp : Rémy
La future jauge est de 700. OK pour TB jusqu'à environ 400 personnes.
Nécessité de repérer les personnes émargées :
- Bracelets : demande effectuée (Mozilla)
- Tampons : plan B

5') Sujet nettoyage
Resp : Rémy
Vérifier si TB prend en charge la dépense --> Rémy

6) Sujet Badges speakers et bénévoles
Resp : Rémy et Yann
Trouver une centaine de tours de cou : demande effectuée (Mozilla). Plan B
: Rémi
Impression cartons / pochettes :
- soit on prend des cartons Mozilla
- soit on trouve des pochettes plastique vides et on imprime

7) Sujet T-shirts
Resp : Rémy et Yann
Chloé a trouvé un partenaire pour faire des t-shirts sur place et un peu en
avance.
Elle estime le rendement à 20 t-shirts / heure, donc pendant 6h par jour *
2 jours = 240 t-shirts + le stock en avance.
Du coup on se rabat sur un achat simple de t-shirts vierges.
Les échantillons sont en cours d'envoi.
Le devis de Chloé est en cours.
Terminer visuel, deadline début oct --> Yann
Quand on a les échantillons et les visuels, on imprime les visuels en
différentes tailles et on choisit.

8) Sujet Vidéo
Resp : Alexis et Yann
Devis : validé en séance. Demander aussi une captation son pour 3 salles en
micro cravate. Voir avec lui si OK / distance cam - box - ordi speaker -->
Yann
La veobox peut reproduire un signal vga tel quel sur sa sortie, mais pas un
signal HDMI.
On doit donc :
- voir ce que les projecteurs acceptent en entrée, et si les différentes
entrées sont toutes accessibles non loin du bureau speaker : voir avec
Franck pour un créneau pour faire une visite matos à TB (ex: 13h30) --> Yann
- trouver un doubleur HDMI --> Yann
Les ateliers ne seront pas filmés, les projecteurs (incubateur) prennent du
HDMI ou VGA en entrée.

9) Sujet Réseau
Resp : Mathieu
EC, un peu de retard mais OK.
Wifi + mdp conférence.

10) Matos divers
Pad créé, à renseigner au fil de l'eau

11) Sujet Bénévoles
Resp : Mathieu et Alexis
Apéro spécial prévu le 22/09 avec Actux pour recruter --> Mathieu et Alexis

12) Sujet Affiche
Resp : Alexis
Vu en séance : la page Linux-fr ne convient pas vraiment pour une affiche.
Il faudrait que la première chose qu'on voit soit le nom de la conf, puis
le sous-titre.
--> logo + visible ? Moins de blanc ?
Une ligne de logo sponsors en bas de l'affiche.
Voir avec Guillaume --> Alexis

13) Sujet Pti dej et boissons
Resp : Alexis et Rémy
Trouver perco, et gobelets en carton pour le café : en cours --> Rémy
Bière et gobelets --> Alexis

14) Sujet Soirée d'ouverture
Resp : Alexis et Yann
Vu en séance :
- Voir avec le festival d'Alexis pour les lumières
- Intégrer 15 tables au calcul total de tables
- Demander un barnum 4x5 au chahut, et voir s'ils peuvent nous amener ces
15 tables de TB vers la Mie Mobile
- Christophe nous fait un devis avec un copain pour un barnum 16x8 pour le
repas
- Sacem : à faire par l'asso
Depuis la réunion, il a été mentionné un chapiteau. A discuter au prochain
point ?

15) Sujet plan d'implantation à Télécom
Resp : Rémy
Validé en séance.

16) Sujet Miam Food trucks
Resp : Rémy et Alexis
Appeler salades : EC --> Alexis

17) Sujet Bars et resto
Il faut appeler les resto pour réserver -> attente début oct.

18) Finances
Faire la liste des dépenses prévisionnelles.
En principe, on essaie d'offrir les repas pendant les sprints ainsi que
globalement pour les bénévoles.

19) Pharmacie
Faire / trouver une trousse --> Rémi

Prochaine réunion le jeudi 22 à 18h30 à la mie mobile, avant l'apéro Actux
Yann --> Aïe en fait j'ai mes puces.
Rémy --> ne sera pas là non plus (pour 2 sem).
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