[Pyconfr-orga] CR réunion orga 07/09/16

Yann Gravrand y.gravrand at gmail.com
Dim 11 Sep 10:13:02 CEST 2016


Désolé pour le retard.

1) Mails acceptation / refus
Faire un extract propre pour csv --> Yann
Script d'envoi de mails --> Rémy

2) Planning
Créer un premier template de page pour le site (prog préliminaire) --> Yann
Dans un 2e temps, bio intervenants
Ateliers si possible dans la même page
1 tableau / jour
Dimanche : créneau pour lightning talks. Sera auto-organisé avec un panneau

3) Comm
Quand prog en ligne, batch de mails --> Mathieu

4) Formulaire d'inscription
OK. Ajouter "Êtes-vous intéressé(e) par un t-shirt (payant) ? Coupe +
Taille" -> Alexis

5) Sujet Sécu
Resp : Rémy
OK pour devis car on a besoin des 2 entrées
Possible d'augmenter la jauge ? Voir avec Marianne --> Rémy
Suggestion : 380 max émargés
Nécessité de repérer les personnes émargées, bracelets, tampons ? --> Rémy

6) Sujet Badges speakers et bénévoles
Resp : Rémy et Yann
Trouver une centaine de tours de cou --> Rémy
Impression cartons, voir pour pochettes --> Yann

7) Sujet T-shirts
Resp : Rémy et Yann
Stratégie : commander un batch de t-shirts déjà sérigraphiés par Kelcom
Commander dans un 2e temps, en fonction des retours de formulaires
d'inscription, un lot de t-shirts vierges (m^ modèle) qui servira
d'ajustement
Nécessité de trouver une bonne qualité et coupe --> Alexis va aller voir
quand il sera à Nantes
Suggestion couleurs : bleu marine, ?
Terminer visuel --> Yann
Voir si on peut renvoyer les t-shirts vierges.
Devis en cours par Chloé pour 2j de sérigraphie sur place + matos (encre...)

8) Sujet Vidéo
Resp : Alexis et Yann
Boitiers veobox : demander une démo --> Alexis
Devis en cours avec un pro qui assurerait la captation sur 2 ou 3 salles
--> Yann
Peut-etre qu'Erwann (Actux) pourrait s'occuper de la capta sur 1 salle / 1
jour. Envoyer mail --> Mathieu
Non évoqué en séance : faire en sorte que tous les ordis des speakers
sortent en HDMI. Il faudrait un truc qui prend n'importe quel signal en
entrée (VGA, DVI, DisplayPort, MiniDisplayPort) et sort du HDMI
Il faut également rencontrer les personnes de Télécom Bretagne pour voir
comment repiquer le son et comment intercaler la box dans le signal
vidéoproj. Le pro demande à voir les salles, on pourra peut-être prendre
RDV avec Télécom et voir tout ça d'un coup.
Micros : faire avec ceux de Télécom Bretagne si dispo, sinon le pro en aura
sans doute ; au pire demander gentiment au jardin moderne (micros filaires)

9) Sujet Réseau
Resp : Mathieu
EC.
Wifi + mdp conférence.

10) Matos divers
Créer un pad et chaque "sujet" renseigne le matériel dont il a besoin (et
des pistes pour le récupérer...)

11) Sujet Bénévoles
Resp : Mathieu et Alexis
Prévoir un apéro spécial avec Actux pour recruter --> Mathieu

12) Sujet Affiche
Resp : Alexis
Appeler Guillaume --> Alexis

13) Sujet Pti dej et boissons
Resp : Alexis et Rémy
Trouver perco, et gobelets en carton pour le café
Bière et gobelets --> Alexis

14) Sujet Soirée d'ouverture
Resp : Alexis et Yann
Date confirmée (ouf...) avec Christophe de la Mie Mobile.
Musique jusqu'à 22h30. Suggestion : concert 21h->22h30.
Barnums : on pourrait avoir un 4x5 pas mal pour la scène avec le Chahut
Christophe peut trouver de quoi protéger le bar
Il nous fera un devis avec un copain pour un barnum 16x8 pour le repas
Sacem : à faire par l'asso
Sono : OK gérée par le groupe
Tables : demander à la ville pour 100 pers --> Yann
Lumières, rallonges : demander à la ville dans un 1er temps, sinon se
rabattre sur le plan d'Alexis --> Yann

15) Sujet plan d'implantation à Télécom
Resp : Rémy
Pour en déduire le matos à demander à la ville

16) Sujet Miam Food trucks
Resp : Rémy et Alexis
Appeler salades --> Alexis

17) Sujet Bars et resto
A voir semaine prochaine.

Prochaine réunion le mercredi 14 à 18h30 au Hackerspace si OK pour tout le
monde.
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